Cómo hacer un Plan de Acogida en una empresa (con ejemplo real)

La incorporación a una empresa debe seguir un proceso que favorezca a un comienzo positivo para el nuevo fichaje, tanto en motivación como en la creación del sentimiento de pertenencia. Ambos factores repercutirán en el rendimiento de tal forma que seguro logrará un aumento de la productividad de los equipos de trabajo. Para asegurar el éxito de este proceso, te vamos a explicar cómo debes hacer un Plan de Acogida que facilite el aterrizaje del nuevo talento.

Sin lugar a dudas, el Plan de Acogida no puede faltar en una estrategia de onboarding para nuevos integrantes. De hecho, su base se asienta precisamente sobre este plan, pues recoge todas las bases imprescindibles para que el empleado o empleada conozca a fondo la entidad a la que acaba de llegar. Como ya sabrás, una primera impresión positiva repercutirá en el devenir de los acontecimientos posteriores.

¿Qué es el Plan de Acogida?

Antes de explicar cómo hacer un Plan de Acogida, vamos a ver en qué consiste exactamente. Su puesta en marcha coincide con la incorporación de nuevas personas a la empresa. Técnicamente, es un proceso donde se recoge toda la información de interés referente a la empresa, la cual deben conocer los trabajadores y trabajadoras que se incorporan para una mejor integración y satisfacción laboral.

El Plan de Acogida sigue un proceso detallado que se pone en marcha durante las primeras semanas de incorporación e incluso durante la fase final del reclutamiento. Los elementos a incorporar dependerán del tamaño y la filosofía de la empresa: historia, objetivos, valores, identidad corporativa, casos de éxito e incluso formación. Aunque los apartados varían, hay que dejar claro que todas las empresas pueden y deben elaborar su propio Plan de Acogida.

¿Por qué es importante?

Con total seguridad podemos asegurar que el Plan de Acogida es una propuesta de valor para motivar a los empleados y empleadas desde el comienzo de su andadura en la organización. Por eso mismo, genera una serie de beneficios que enumeramos:

• Facilita la integración en el equipo de trabajo en particular y en el resto de la entidad en general, fortaleciendo de esta forma los lazos de vinculación.
• Genera un primer impacto positivo que repercutirá en el rendimiento posterior y en el aumento de la productividad.
• Ayuda a conocer y entender la estructura organizativa de la empresa, así como su papel dentro de la misma. Gracias a ello, la comunicación interna entre departamentos y mandos jerárquicos será más fluida.
• Potencia la cultura de empresa y el employer branding.

¿Cómo se debe hacer un buen Plan de Acogida?

Este procedimiento de onboarding sigue una serie de fases que se deben aplicar en el orden correcto para asegurar la máxima efectividad. La clave inicial es la de acertar con el momento de la puesta en marcha, que debe ser durante la fase final del proceso de selección, cuando la empresa debe empezar a expresar sus valores principales. A partir de ahí, se inician los siguientes ciclos de actuación dentro de un Plan de Acogida bien estructurado:

1. Bienvenida inicial. La empresa aporta una visión general de su forma de trabajar y los objetivos que pretende alcanzar, así como la información de utilidad sobre registros horarios, contactos de departamentos relacionados, claves para acceder al portal interno… Normalmente, suele incluir una carta de bienvenida de la persona que ejerce el cargo de CEO, un gesto que demuestra el compromiso de todos los estamentos de la empresa.
2. Adaptación. Una vez producida la llegada, es el momento de entrar en los detalles particulares del departamento al que llega la nueva incorporación: proyectos en marcha, tareas específicas, recomendaciones para un mejor desempeño, etc.
3. Una ya asentados, es el momento de iniciar un seguimiento durante las primeras semanas para comprobar que los valores transmitidos se han entendido correctamente. Si fuese necesario, las personas responsables del departamento deberán aportar recursos útiles para una mejor adaptación y ofrecer feedback para compartir impresiones.

Elementos

Durante estas fases deben aparecer progresivamente una serie de elementos y acciones de utilidad que formen parte del Plan de Acogida:

• Tener preparados todos los componentes para que la persona incorporada se adapte desde el minuto uno: ordenador, claves de acceso, softwares instalados…
• Visita guiada por las instalaciones para saber dónde va a desempeñar su trabajo y conocer a los compañeros y compañeras de trabajo.
• Resumen inicial de los proyectos en marcha y las tareas según cada uno de ellos, así como las fechas límite.

Ejemplo real de Plan de Acogida

Ya conoces el proceso para elaborar un Plan de Acogida. Ahora vamos a ver el caso de una empresa que puso en marcha el suyo propio. Aunque hemos especificado que los distintos elementos dependen del tamaño y objetivos de la organización, este ejemplo es estupendo como guía para su estructura.

• En primer lugar, la empresa en cuestión presentó unos puntos generales en relación a la identidad corporativa: historia, desarrollo de las metas y productos desarrollados a lo largo de tiempo, valores empresariales, estructura organizativa, normativa interna e información de contacto.
• El caso que nos ocupa, además, incluyó la correspondiente visita a las instalaciones, donde las incorporaciones tuvieron la oportunidad de conocer al resto de miembros y los distintos departamentos.
• A la hora de aplicar elementos específicos para que las incorporaciones se integraran, el Plan de Acogida que usamos como ejemplo precisó el puesto de cada nuevo fichaje, describiendo las tares y objetivos, así como las claves de acceso a los equipos y herramientas online.
• Por último, en este caso se incluyó un plan de formación. De esta forma, los nuevos empleados y empleadas han tenido la oportunidad de seguir creciendo profesionalmente.

Ciertamente, hacer un Plan de Acogida se encuentra entre las principales razones para implantar un software de Recursos Humanos. La digitalización de este tipo de procesos ha facilitado la puesta en marcha y promueve una planificación más eficiente. En el botón de abajo puedes acceder al formulario para encontrar la mejor herramienta según tus requisitos específicos.