¿Qué beneficios tiene establecer fecha límite a nuestras tareas?

Seguro que más de una vez has dicho o pensado eso de «No me da el día para todo lo que tengo que hacer». Es un problema bastante habitual en muchos ámbitos de la vida, también en el laboral. Lo que no sabías es que, en muchos casos, se trata de un problema de organización. Seguramente te sorprenderá esta afirmación porque creías que lo tenías todo controlado, pero el problema radica en que no fijas una fecha límite para cada una de tus tareas.

La clave no es quedarse solo en la interminable lista de tareas. Ojo, no estamos diciendo que sea algo negativo, al revés. Pero hay que ir más allá y para ello tienes que clasificar y marcar tus trabajos con ese deadline que te orientará durante su desarrollo.

Lo primero de todo, el calendario

Para fijar una fecha límite, antes hay que crear un calendario donde no solo se reflejen los días, también las horas disponibles. De esta forma será mucho más fácil completar las tareas según el tiempo exacto disponible y saber de antemano cuánto vas a necesitar según la envergadura de cada proyecto.

Con el calendario te darás cuenta previamente que esa larga lista de cosas pendientes no es posible completarla cuanto antes. Necesitan una planificación previa que refleje la realidad de la situación. Así evitarás, de paso, disgustos innecesarios que perjudiquen a tu rendimiento (más aún de lo que ya te perjudicaría el descontrol en la planificación).

¿Cómo elaborar un calendario para fijar la fecha límite?

  1. Establecer franjas horarias. Lo más recomendable es que cada franja sea de 15 minutos, así podrás planificar tanto tareas grandes como pequeñas.
  2. Una vez tengas las franjas disponibles, es hora de registrar primero las prioridades. Una vez tengas planificadas estas opciones preferentes con sus fechas límite, es hora de incluir aquellas secundarias o que pueden prolongarse más en el tiempo.
  3. ¿Qué tiene prioridad? Eso dependerá en buena parte de ti, pero sí te recomendamos que valores en profundidad qué proyectos tienen mayor envergadura. Otro consejo útil, dentro del horario diario, es empezar por las tareas más difíciles y terminar con las que sean más sencillas. Podemos asegurarte que esta técnica reducirá el estrés mental.
  4. Deja espacios libres para los imprevistos y urgencias que puedan surgir a lo largo del día.
  5. En este artículo te dejamos muchos consejos adicionales con los que mejorar la gestión del tiempo.

Beneficios de establecer la fecha límite

  • Es una forma de optimizar la eficiencia en el trabajo, lo que repercutirá directamente en la mejora de la productividad.
  • Tus prioridades estarán establecidas de forma ordenada y podrás cumplir con los plazos necesarios dentro del proyecto.
  • Darás salida a las tareas menos importantes que llevaban pendientes desde hace tiempo.
  • Por supuesto, seguirán quedando cosas por hacer, pero habrás aprovechado mejor el tiempo gracias al hecho de establecer un orden.
  • Este orden influirá positivamente en el rendimiento y el nivel de satisfacción laboral.

Un último consejo…

Para crear un calendario que sea capaz de cumplir con sus funciones correctamente, necesitarás buenos recursos. El uso de herramientas digitales es la mejor opción porque permite conectar a todos los miembros de la empresa para una mejor organización. Los cambios se realizan en tiempo real y pueden ser consultados desde cualquier ubicación, acelerando más aún la eficacia de los proyectos.

En este sentido, recurrir a un software de Recursos Humanos es la mejor opción por las posibilidades que brinda para la creación y gestión de calendarios laborales.

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