Recomendaciones esenciales para la planificación de vacaciones

Llega el verano y eso significa que los departamentos de Recursos Humanos se enfrentan a uno de sus períodos más ajetreados. Nos referimos al momento de la planificación de las vacaciones, el gran rompecabezas de toda empresa cada junio, julio y agosto.

Es hora de organizar los merecidos días de descanso del equipo de trabajo. Para ello debes encontrar una fórmula y estructura con la que respetar las solicitudes y mantener la productividad. Sí, es cierto que se puede bajar el ritmo un poco, ya que los clientes también estarán de vacaciones, pero la actividad no puede parar porque se producirían pérdidas económicas. Eso significa que debes evitar demasiados colapsos entre todos los días de vacaciones de empleados y empleadas.

Errores más comunes en la planificación de vacaciones

1. Organizar las vacaciones demasiado pronto. Anticiparse no significa organizarse mejor, pues a lo largo del tiempo pueden surgir contratiempos que descuadren toda la planificación de las vacaciones. Lo más aconsejable es cerrar las fechas a finales de mayo o principios de junio.
2. Confirmar antes de comprobar. En algunos casos, las personas responsables del departamento preguntan individualmente, aceptan los días propuestos y después comprueban que existen coincidencias entre algunas solicitudes. Esta situación se puede evitar haciendo una puesta en común previa en un calendario, donde cada miembro registre su propuesta.
3. No automatizar. El uso de herramientas obsoletas puede suponer un problema importante, ya que se pueden quedar algunos elementos en el olvido. Hoy en día existen herramientas digitales con las que automatizar la planificación de las vacaciones y tenerlo todo bajo control.

Consejos para organizar la planificación de vacaciones

Una vez que hemos visto los errores y sus soluciones, toca repasar aquellas recomendaciones que te ayudarán a planificar las vacaciones a todos los niveles.

Analiza las necesidades de cada solicitud

Mediante un calendario, podrás estudiar las propuestas de todo el personal e identificar posibles coincidencias. Así se asegura la productividad del departamento y una organización donde se cubran las necesidades lo máximo posible.

Establece prioridades

Aunque recomendamos el menor número de coincidencias posibles, es obvio que las vacaciones de algunas personas se pisarán con las de otras. Para decidir quién tiene prioridad, puedes tener en cuenta aspectos como la antigüedad en la empresa, la conciliación familiar o la rotación en momentos concretos.

Identifica los períodos más activos

Según el servicio que prestes, existen momentos del año donde disminuye la actividad. Toma consciencia de ello a la hora de establecer los períodos en los que puede estar de vacaciones la mayoría del personal.

Respeta siempre el contrato y el convenio

A la hora de establecer una política de planificación de vacaciones, hay que cumplir a rajatabla con las condiciones recogidas en el contrato laboral y el convenio de los trabajadores.

Reparte la carga de tareas

Para asegurar la productividad en los momentos de mayores ausencias, se puede marcar una lista de tareas y realizar un reparto equitativo durante todo el tiempo que se verá afectado.

El software de RRHH como solución a la planificación de vacaciones

La simplificación de todo este proceso de planificación de vacaciones es posible con los recursos adecuados, como las herramientas para la gestión de los Recursos Humanos. Esta solución es capaz de gestionarlo todo, desde el punto de vista de la dirección y de los empleados. Veamos sus ventajas principales.

Ventajas del software de Recursos Humanos para la planificación de las vacaciones

• Menos tiempo de dedicación por parte de la dirección y el departamento de Recursos Humanos a la gestión de los días de descanso.
• Mayor organización entre el personal laboral, impidiendo coincidencias concretas y asignando el reparto de tareas.
• Asignación automática de los días de vacaciones.
• Consulta inmediata de los días disponibles y el calendario de vacaciones.
• Se crea un ambiente laboral saludable.

Evidentemente, el sistema para organizar las vacaciones va variando según el tamaño de la empresa o los momentos de actividad adecuados para ello. Lo mejor es que consultes con nuestro equipo de profesionales y pruebes la demo de nuestro software RRHH Team2Go. ¡Un nuevo mundo en la gestión de los Recursos Humanos, a tu alcance!