Cómo implantar un software de RRHH en 5 pasos

El principal activo de una empresa son sin duda las personas. En este sentido, la digitalización del departamento de Recursos Humanos juega un papel fundamental. A través de un software que ayuda a su gestión, muchos procesos como el control de personal, el reclutamiento, la formación y la retención del talento, se agilizan notablemente.

A la hora de implementar un software de Recursos Humanos, al igual que ocurre con otros sistemas de gestión empresarial, necesita de un análisis previo de las necesidades y metas de la empresa. De este modo, se conseguirá un proyecto exitoso, con el consecuente incremento en el retorno de la inversión.

5 pasos para implementar un software de Recursos Humanos

Los pilares a tener cuenta son: las necesidades de la empresa, las metas a alcanzar y el estado en el que se encuentra actualmente. Si careces de un punto de partida sólido y unos objetivos, es posible que el proyecto se diluya y termine provocando dificultades. Para evitar esto, presentamos los pasos a realizar en un proceso de implementación para este tipo de herramientas:

1. Analiza las necesidades de la empresa

Las conclusiones que se extraigan y los criterios que se determinen en este punto condicionarán el resto de las decisiones del proceso, por lo que es un paso fundamental. Dependerán de cada empresa: necesidad de digitalización, software previo obsoleto, descontento con proveedor actual…

2. Define los objetivos 

Una vez detectadas las necesidades de la empresa, el siguiente paso es determinar las metas que se buscan con el nuevo software. Estas deberán estar sujetas a los objetivos generales de la organización. Además, se deberá asignar un responsable del proyecto, que se encargará de presentar las razones del plan al resto de la organización.

3. Establece las prioridades

A raíz de las necesidades y los objetivos, podrás determinar el tipo de software o los módulos que debemos incorporar al departamento. Si optas por un Sistema Integral de RRHH, tendrás que seleccionar únicamente aquellos módulos que vayan directamente alineados con los retos que quiere superar tu organización y que se ajusten al presupuesto disponible.

4. Selecciona el mejor software

Deberás apoyarte en los criterios definidos anteriormente e informarte sobre la disponibilidad, especificaciones técnicas, opiniones… de las diferentes herramientas. Si tienes más dudas, te dejamos por aquí nuestro post sobre los criterios clave a la hora de seleccionar el mejor gestor de RRHH.

5. Implementa la herramienta

Durante esta fase, la prueba de aceptación del sistema y de los trabajadores es un paso bastante importante. Además, el responsable deberá realizar tanto la calendarización del trabajo (plazos, proyectos planificados, tareas a realizar…) como la asignación de los recursos (personal, instalaciones, presupuesto…).