Cómo detectar las necesidades formativas en la empresa

 en la sección Motivación del personal, Recursos Humanos

La formación de las personas que conforman una empresa es una de los grandes hitos que el personal de Recursos Humanos tiene que abordar. Es por ello que se debe prestar especial atención a este punto ya que influirá en la consecución de los objetivos globales de la empresa.

A la hora de establecer un plan de formación, hay dos vertientes:

  • Realizar un plan de formación como parte de una estrategia integral, previendo las necesidades que pueden surgir en el devenir del marco laboral
  • Realizar un plan cuando se detectan problemas de formación a través de indicadores como el rendimiento.

En Team2Go te damos las pautas para detectar las necesidades de formación de tu empresa:

Niveles de diagnóstico:

Para llevar a cabo un plan realizaremos un diagnóstico de las formaciones que se encuentran en activo o que han sido realizadas por la empresa. Sin este diagnóstico previo a la realización del plan, este estaría incompleto.

Los niveles de diagnóstico que podemos encontrar son:

  • Análisis organizacional: se analizan las necesidades formativas tanto a nivel interno como externo. Influyen las características propias de la empresa como pueden ser los objetivos, los valores o los productos de la misma. Así como otros factores externos entre los que encontramos el ambiente social, político o económico del sector de la empresa.
  • Análisis de los recursos humanos: se establece una relación entre los requisitos de un puesto determinado y las habilidades de la persona que lo desempeña. Si los requisitos superan a las habilidades habremos encontrado una necesidad formativa sobre la que deberíamos actuar.
  • Análisis de operaciones y tareas: se marcan los patrones de desempeño. Hay que definir qué se debe hacer para llevar a cabo las diferentes tareas de forma correcta.

Detección de necesidades formativas:

Una vez estipulado el nivel de diagnóstico que vamos a seguir para la creación del plan de formación, debemos seguir unas pautas para que este sea lo más completo posible.

  1. Investigación y análisis.

En primer lugar, debemos establecer un periodo de investigación y análisis que nos ayudará a determinar el punto del que partimos y el punto al que queremos llegar con la implantación de este plan.

Para llevar a cabo esta primera fase tenemos a nuestra disposición varias técnicas que se ajustarán a nuestras necesidades según creamos conveniente su uso.

Algunas de las herramientas para la detección de necesidades formativas más relevantes son:

  • Observación: se trata de observar el trabajo del empleado y realizar una comparación con respecto a lo que se espera de él.
  • Entrevistas individuales: lo que se pretende con esta herramienta de análisis es establecer un diálogo entre el entrevistador y el empleado.
  • Cuestionarios: este cuestionario cuenta con una batería de preguntas que permite obtener información sobre los conocimientos del empleado, las habilidades y las opiniones acerca del trabajo que lleva a cabo.
  • Simulaciones: en estos casos se trata de supuestos en los que podemos ver cómo se desenvuelve el empleado en determinadas situaciones. Esta herramienta nos aporta información sobre las posibles necesidades formativas que podrá tener.
  • Descripción del puesto de trabajo: se realiza una descripción de las tareas y del perfil del puesto y se compara lo requerido en la labor que realiza la persona que lo desempeña.
  • Valoración del rendimiento: se establecen unos KPIs a los que la persona debe responder según el puesto y se realiza una valoración del alcance de los mismos.
  • Pruebas o exámenes: de forma similar, se realizan pruebas de valoración que tienen como función determinar si la persona se ajusta a lo esperado de ella o si le falta algún tipo de formación que podamos incluir en nuestro plan.
  • Reuniones: similares a las entrevistas individuales, un grupo de varias personas, entre las que pueden estar las personas que supervisan el trabajo de un empleado, lleva a cabo un diálogo para analizar su actuación y en la que se exponen las necesidades formativas que a nivel usuario puede detectar.
  1. Análisis de los resultados.

Una vez obtenidos los resultados de la primera fase de investigación, procederemos al análisis de los mismos. De esta forma estableceremos los puntos que fallan en el desempeño de los trabajadores y podremos vislumbrar el porqué de esta situación. De esta forma obtendremos cuáles son las principales necesidades de formación de nuestra plantilla.

  1. Priorización de necesidades formativas.

Uno de los puntos más importantes a la hora de realizar el plan de formación es saber cuál es el orden de prioridad de las necesidades que hemos detectado. Para establecer esta priorización debemos tener en cuenta a las necesidades de cada departamento y de cada individuo que lo compone en relación con los objetivos de la empresa.

  1. Elección de la formación más adecuada.

El último paso que nos encontramos tras establecer el orden de prioridad, es el tener en cuenta varios factores determinantes en la elección de las formaciones: duración de la formación, cuál es la metodología o la modalidad de la misma. Pero no solo influyen los factores de la propia formación, sino de lo estipulado por la empresa en materia de formación como puede ser: el presupuesto o el precio del curso, el número de personas que acudirán, la localización del mismo o el tipo de formadores (si son internos o externos a la empresa).

Para que la detección de las necesidades formativas sea exitosa debemos tener en cuenta que deben implicarse todos los escalones de la empresa. Esta participación será fundamental para obtener resultados que beneficien a la empresa en el futuro.

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