¿Será obligatorio el fichaje digital en 2026?

Sí. El registro horario en España está evolucionando hacia un modelo claramente digital.
Desde 2019, el registro diario de jornada es obligatorio, pero este 2026 la normativa avanzará hacia un fichaje digital, exigiendo sistemas fiables, accesibles y trazables.

La reforma en trámite del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores refuerza esta dirección: los métodos manuales o poco estructurados, como las hojas Excel, ya no garantizan el cumplimiento de los nuevos requisitos, especialmente en materia de control, conservación de datos y acceso para inspecciones.

Aunque aún no hay una fecha definitiva de entrada en vigor, claramente el fichaje digital deja de ser una opción recomendable para convertirse en la nueva norma a cumplir.

¿De qué hablamos en este post?

Qué dice la ley sobre el fichaje laboral en España

Desde 2019, todas las empresas en España deben llevar un registro diario del fichaje de la jornada laboral de sus trabajadores, independientemente del tamaño de la empresa o del tipo de trabajo (presencial, híbrido o remoto).

Una empresa está obligada por cada empleado a:

Reflejar la hora de inicio y el fin de la jornada
Demostrar las horas extra realizadas
Conservar los registros durante 4 años

Esta información debe estar disponible para ser consultada por empleados, representantes legales e inspectores de trabajo.

Hasta ahora, el formato ha sido flexible. Muchas empresas usan Excel o incluso hojas de papel como modelo para justificar la información ante una inspección de trabajo.

Qué se debe cumplir con la nueva ley del registro horario

La reforma en trámite plantea endurecer los requisitos del control horario e impulsar el fichaje digital como estándar.

Aunque la norma no habla literalmente de prohibir guardar los registros de la jornada laboral en hojas de Excel o en hojas de papel, sí exige sistemas que sean fiables, objetivos, accesibles, trazables y, sobre todo, no manipulables.

Esto implica que cualquier cambio en los registros deberá quedar documentado, y que la información tendrá que estar disponible de forma inmediata.

Además, los sistemas deberán permitir:

Identificar claramente quién realiza cada fichaje
Permitir acceso inmediato a la Inspección de Trabajo
Registrar las modificaciones y su motivo

Aunque la nueva normativa aún no tiene fecha definitiva de aprobación, se prevé su desarrollo en 2026. Una vez publicada en el BOE, las empresas dispondrán de un plazo de 20 días de adaptación.

A partir de ese momento, el incumplimiento de los nuevos requisitos podría implicar sanciones.

Actualmente, las sanciones por no llevar un registro horario adecuado están reguladas en la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) y se consideran una infracción grave. El rango habitual va de 751 € a 7.500 € por empresa.

El borrador del nuevo decreto del registro horario digital introduce un cambio que multiplica exponencialmente el riesgo: las sanciones pasarían a calcularse por trabajador afectado, con importes que podrían alcanzar los 10.000€ por empleado.

El cambio que las empresas deben hacer

Un inspector pedirá información de hasta cuatro años que debe estar lista para ser consultada al momento. Por lo que las empresas deberán tener una arquitectura de datos organizada y transparente que permita consultar la información.

Esto que quiere decir que el verdadero cambio consiste tener un sistema que permita almacenar y presentar de forma organizada la información referente a las jornadas laborales de cada trabajador.

La evolución de la ley del registro horario

Desde 2019, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de sus trabajadores. Pero la evolución normativa ha ido en una dirección clara. En este sentido, la norma ha pasado de controlar formalmente el cumplimiento de buenas prácticas a ser un sistema de verificación cada vez más estricto como podemos ver en la siguiente infografía.

Aspectos a tener en cuenta para elegir un software de fichaje digital

Al elegir una plataforma de gestión de RRHH es importante que sea un sistema que permita centralizar y automatizar toda la información crítica del empleado.

Una solución completa debería incluir:

Registros de la jornada laboral de cada empleado
Control de cambios con trazabilidad completa
Gestión de vacaciones, permisos y ausencias
Generación de informes listos para inspección o auditoría
Integración con sistemas de RRHH
Capacidad de escalar según el crecimiento de la empresa

Cómo ayuda Team2Go a adaptarse al nuevo escenario

Team2Go permite centralizar el control horario de todos los trabajadores y las gestiones de RRHH en un único entorno preparado para ser trazable y cumplir con la nueva normativa.

Podrás gestionar con acceso desde el móvil las ausencias, permisos y vacaciones de tu equipo, mediante un calendario laboral que permite la transparencia de la información tanto para la empresa como para el empleado con accesibilidad 24/7.

Además, con ayuda de Team2Go podrás gestionar el talento humano con evaluación de competencias y cumplimiento de objetivos; permitiendo también medir el clima laboral.

Ventajas de usar Team2Go

Para las empresas en España, estos factores que incluye Team2Go son clave:

Facilidad de uso

Soporte cercano en la implementación
Interfaz clara para empleados y RRHH
Implantación específica a tus necesidades
Permite escalar las funciones del software con el crecimiento de tu empresa

Gestión del talento

Posibilidad de fichar desde cualquier ubicación
Integración de los procesos de RHH con el resto de los procesos de la empresa
Visión ejecutiva y control del rendimiento del departamento desde el móvil

Gestión de talento certificado

En Team2Go impulsamos este año una gestión basada en evidencias, nuestras herramientas actuales ofrecen soluciones antes de que los problemas se agraven. Esto unido a nuestra certificación ISO27001 da la garantía de que el uso de datos a través de Team2Go se realiza siempre bajo altos estándares de seguridad y privacidad.

Digitalizar todos los procesos de RRHH y gestión de capital humano en una compañía se ha convertido en una medida de protección empresarial frente a las nuevas sanciones.

Recuerda que no cambia la obligatoriedad, sino el nivel de exigencia en los requisitos que debe tener el registro de los datos sobre las jornadas laborales de los empleados ante una inspección.