Aspectos para elaborar un Plan de Comunicación Interna

Cuando hablamos de comunicación interna hacemos alusión directa a aquellos flujos de información que se producen en el seno de una organización y que tienen como audiencia potencial a las diferentes personas que forman parte de una empresa. Independientemente de su cargo, ubicación geográfica, departamento ocupado… Todas las personas que trabajan en la organización son susceptibles de ser impactadas por las diferentes acciones de comunicación interna que pueden definirse en el plan de comunicación interna.

Como norma general, la comunicación interna fomenta el diálogo y contribuye en el proceso de integración y motivación de los empleados de una empresa. Además, facilita que el sentimiento de pertenencia a una organización sea cada vez mayor. Decimos como norma general porque, para que esta afirmación sea certera, debemos contar con un buen plan de comunicación que recoja de manera adecuada y en base a la selección de las mejores herramientas, las estrategias más eficaces a poner en marcha. Sin este plan, no podríamos más que correr el riesgo de aplicar medidas poco efectivas y generar una total contrariedad a los mensajes que son dirigidos desde la empresa a las personas que forman parte de los diferentes equipos de trabajo.

¿Qué es un Plan de Comunicación Interna?

En detalle y de forma más específica, entendemos como Plan de Comunicación Interna aquel documento que contempla las guías y directrices sobre cómo debe realizarse la comunicación en el propio seno de la empresa, dejando de lado todo lo relacionado con la comunicación institucional externa y los canales que buscan el impacto de público ajeno a la organización.

Se trata del primer paso hacia el camino en la consecución de una comunicación eficaz que ayude a unificar los valores, sea capaz de transmitir de manera adecuada la misión, visión y objetivos de una empresa; y contribuya de forma directa a la mejora de los procesos comunicativos entre trabajadores y compañía.

Como mínimo, este plan debe contener los siguientes ítems al detalle:

• Situación de la empresa y contextualización
• Objetivos de la comunicación
• Ámbito y alcance
• Definición de mensajes
• Adecuación del tono
• Herramientas para la difusión
• Protocolos para la comunicación
• Timing de las acciones

Complementaremos nuestro Plan de Comunicación Interna con otros aspectos que lo mejorarán, como la inclusión de elementos de innovación que refuercen las acciones comunicativas o el establecimiento de sistemas que permitan la mejora del feedback de los skateholders internos.

¿Cómo elaborar un plan de comunicación interna? Principales pasos a seguir:

1. Análisis de la situación

En primer lugar, debemos conocer en qué punto se encuentra la empresa en el ámbito comunicativo. Es decir, recabar información de todas aquellas acciones implementadas hasta el momento, extraer datos que nos permitan conocer su idoneidad, auditar los canales actuales de comunicación o evaluar su rendimiento, entre otros aspectos a tener en cuenta.

Esta fase es importante y debes destinar tiempo a comprender la información recopilada para conocer los verdaderos desafíos de la comunicación interna a los que te vas a enfrentar.

 

2. Establecer objetivos

Pasamos a establecer en segundo lugar, los objetivos del plan de comunicación interna. Esto nos ayudará a determinar en qué aspectos debemos focalizar nuestra estrategia a seguir y, más tarde, a verificar mediante el seguimiento continuado, si esos objetivos se están logrando.

Establecer unos objetivos permitirá, por tanto, determinar cómo se va a implantar el plan de comunicación interna, qué es lo que queremos mejorar y que vamos a eliminar o implementar en la empresa en cuanto a la comunicación.

 

3. Elaborar la estrategia

Esta es una de las fases más críticas en el proceso de elaboración del Plan de Comunicación Interna. De su correcta realización, dependerá en gran medida el éxito de las acciones que se implementen y, por ende, la consecución de los objetivos establecidos de forma previa.

Será fundamental definir en este punto, aspectos como:

• Establecimiento de canales de comunicación que se van a emplear.
• Estilo y tono de las comunicaciones.
• Definir qué podemos o no comunicar.
• Diseminación de los skateholders.
• Guía de estilo en imágenes y material audiovisual.
• Definición de los mensajes primarios y secundarios.
• Protocolo de crisis.

 

4. Poner en marcha la estrategia

¡Ahora sí! Empezamos a actuar. Es importante informar a todos los trabajadores de que el plan se va a llevar a cabo. Recuerda, la comunicación es la base de esta estrategia.

Es por ello que, antes de ponerlo en práctica, toda la plantilla debe estar al tanto de la estrategia a seguir, los protocolos y canales de actuación, así como el seguimiento del plan de comunicación interna.

 

5. Hacer un seguimiento

Tras haber implantado el plan en la empresa, esperamos un periodo de tiempo determinado para comprobar si los objetivos se han cumplido. Esta sería la fase de seguimiento.

De esta forma, veremos si ha mejorado la comunicación, si se han llevado a cabo las reuniones previstas o si se utilizan los canales indicados en la estrategia. Es muy probable que, gracias al plan de comunicación interna, también se experimente una mejora en la productividad.

Ahora que ya sabes los aspectos más importantes para elaborar un plan de comunicación interna, solo nos queda invitarte a mejorarlo e impulsarlo de la mano de nuestro software para la gestión de Recursos Humanos, Team2Go. Una oportunidad para llevar a un más a más, tu plan y beneficiarte de todas las funcionales que te permite implementar nuestra herramienta a nivel de comunicación interna. Algunas fundamentales:

• Portal del empleado.
• Comunicados.
• Difusiones.
• Encuestas.
• Notificaciones de aviso y alarma.
• Comentarios y respuestas.
• Buzón de sugerencias.

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