La gestión documental desde el portal del empleado

Si hay algo que todas las empresas tienen en común, independientemente del tamaño o actividad que realicen, es la cantidad de información que generan. Podemos encontrar desde certificados o facturas, hasta nóminas o contratos; entre otros aspectos. Toda esta información debe ser almacenada y gestionada responsablemente, evitando que se pueda extraviar o que no pueda ser encontrada con facilidad. Además, debe ser totalmente accesible para que todas las personas de la organización (cada quien en su cargo y funciones) puedan encontrar lo que buscan en cada momento, gestionar sus documentos, descargar la información requerida, etc. 

Por otro lado, las empresas también deben ser capaces de establecer una gestión fluida de la documentación con las distintas divisiones de la organización, así como con las personas que forman parte de la misma.  

Unificar toda esta información, crear un flujo adecuado y llevar a cabo una buena gestión documental, no es una tarea sencilla. Es más, puede ser un auténtico quebradero de cabeza si no logramos contar con unas guías adecuadas para su organización, criterios correctos de almacenamiento o proceso óptimos de control de la información generada. Asimismo, se hace cada vez más indispensable contar con una herramienta o software para la gestión documental que te permita manejar de forma sencilla todo ese volumen de información que la empresa genera, almacenarla correctamente y poder recuperarla sin problemas en cualquier momento.  

 

Software de recursos humanos para la gestión documental 

Por si no te lo habías planteado anteriormente, un software de Recursos Humanos también aporta a las empresas una fórmula para garantizar la gestión documental en una doble vertiente.  

Por un lado, las empresas disponen de un espacio seguro y que respeta al máximo la privacidad de sus empleados, para archivar y mantener organizada toda la documentación relacionada con la empresa. Además, asegura la disponibilidad permanente de la información y el acceso desde cualquier dispositivo. También se añaden opciones de organización personalizadas, para una búsqueda avanzada y en menor tiempo.  

Por otro lado, los empleados cuentan con una plataforma o portal desde el que pueden acceder en todo momento a su información personal, realizar trámites laborales, asegurar la continuidad de los registros o actualizar su documentación de forma más rápida y eficaz. Además, podrán descargar sus documentos y subir nuevos archivos, incluso firmar de manera digital. Siempre dispondrán de los documentos en formato digital y en versión impresa. ¡Y esto es solo el principio!  

 

Gestión documental desde el portal del empleado con Team2Go 

Ya hemos avanzado en algunas de las funcionalidades que incluye el software de Recursos Humanos en materia de gestión documental. Veamos ahora y, en concreto, cómo te permite Team2Go mejorar tus procesos gracias al portal del empleado.  

¿Qué es el portal del empleado? 

El portal del empleado es una herramienta digital integrada en nuestro software de recursos humanos y, desde la cual, la empresa y empleados pueden compartir, almacenar y gestionar información. Esto mejora notablemente la comunicación interna entre ambas partes, así como la posibilidad de acceder a la información en cualquier momento y lugar. 

¿Qué tipo de documentación almacena el portal del empleado? 

Todo portal del empleado debe contar con una sección de documentación, donde el trabajador pueda disponer tanto de su información personal como corporativa, ya sea relacionada con su condición de empleado, comunicaciones internas de la organización o noticias relacionadas con la actividad corporativa de forma externa. 

Por tanto, vamos a ver qué tipo de documentos se pueden gestionar, almacenar y/ o elaborar desde el portal del empleado:  

• Documentos personales 

Ya sean contratos laborales, certificados, liquidaciones o cualquier documentación personal, se puede almacenar y recuperar en cualquier momento desde el portal del empleado. 

• Nóminas 

Uno de los documentos más relevantes para el empleado dentro de la empresa es su nómina. Con esta herramienta, el empleado podrá disponer de todas sus nóminas cada mes, visualizarlas y descargarlas cuando las requiera. 

• Justificantes de trabajo 

Puede dar el caso de una baja, una visita al médico o cualquier otro tipo de justificante, los cuales pueden ser almacenados por el empleado desde su portal, y visualizados por el responsable de recursos humanos desde el mismo software. 

• Gastos  

Puede ser cualquier tipo de gasto relacionado con la empresa. Viajes, comidas u otras facturas del empleado que se pueden archivar en el programa de gestión documental. 

• Cursos y acreditaciones 

Si la organización cuenta con un plan de formación para sus trabajadores, en el portal del empleado también hay lugar para guardar las certificaciones y documentación de los cursos realizados. 

Otras funcionalidades del portal del empleado 

Esta función da la posibilidad al propio trabajador no solo de autogestionar sus documentos, sino también de llevar a cabo otras tareas gestionadas por el departamento de recursos humanos: 

• Gestión de ausencias, permisos y vacaciones 
• Gestión de anticipos 
• Actualización de datos personales y CV 
• Imputación y control de horas 
• Hojas de gastos y liquidaciones 
• Comunicación corporativa 
• Calendario laboral y horarios 
• Buzón de sugerencias 
• Plan de acogida 
• Control de presencia 
• Repositorio centralizado de documentos 

 

Como ves, la gestión documental desde el portal del empleado es una solución eficaz y segura para las empresas. Si es justo lo que estás buscando para tu organización, no dudes en solicitarnos una demo para descubrir todo lo que nuestro software de recursos humanos puede hacer por tu empresa y tus trabajadores.