Gestión de ausencias inteligente: evita trámites administrativos y reduce tiempos

Los períodos vacacionales son los que más problemas generan a los departamentos de Recursos Humanos y los responsables de las diferentes áreas. Si este ha sido tu caso, seguramente has llegado aquí buscando una solución tras vivir inconvenientes recientes o llevabas tiempo con esta idea en mente para optimizar los trámites. Por eso, te vamos a contar lo que supone dar el salto a la gestión de ausencias inteligente.

Los problemas que genera la gestión de ausencias

Una planificación incompleta o planificada con errores resulta muy peligroso, pues llegaría a poner en peligro el correcto desarrollo de los proyectos. Estas situaciones de riesgo provocan, generalmente, los siguientes problemas:

• Insatisfacción laboral, debido a que sus peticiones de ausencias no han sido tratadas correctamente.
• Períodos de bajo rendimiento e improductividad, con la consiguiente mala reputación que generaría ante los clientes.
• Estrés desmedido para los miembros del departamento que ocupen su puesto de trabajo durante las vacaciones del resto.
• Menor acceso a recursos, ante la falta del personal con experiencia en el manejo de cada uno de ellos.
• Mucho tiempo de dedicación al tema por parte del departamento de Recursos Humanos, impidiéndole el trabajo en otros asuntos que también son relevantes.

La digitalización como solución eficaz al control de las ausencias

Todos estos problemas, tan comunes en cualquier empresa, son fácilmente evitables mediante la automatización de tareas. Esta, a su vez, nos lleva al uso de herramientas digitales que permitan la gestión de ausencias inteligente. El mejor ejemplo es el que nos brindan los softwares enfocados en la gestión de los Recursos Humanos. Sin duda, se encuentran entre las recomendaciones esenciales para la planificación de vacaciones y otro tipo de ausencias, pues permiten todo tipo de ventajas que facilitarán la planificación de la empresa ante la falta de sus empleados. Estas son las más importantes:

1. Mayor control sobre el absentismo laboral. Todas las ausencias estarán recogidas en una plataforma, por lo que resultará más fácil identificar infracciones.
2. Ahorro de tiempo para solicitar y tramitar las ausencias. Un software que permita la gestión inteligente de las ausencias facilitará todo el proceso, pues los empleados/as contarán con un portal desde el que solicitar directamente su petición. A ello debemos añadir que su responsable podrá comparar esta y otras ausencias, de tal forma que le resultará más sencilla la planificación de todas las fechas con falta de personal.
3. Capacidad de previsión. Gracias al conocimiento exhaustivo de todas las ausencias, será posible anticiparse y planificar las acciones necesarias para que la productividad de la empresa no se vea afectada.
4. Información transparente. Uno de los mayores problemas a la hora de planificar las ausencias es el relacionado con los malentendidos que llegan a surgir entre los miembros del equipo por las coincidencias. Los recursos digitales permiten consultar el calendario completo para tener una visión general de todos los días solicitados por cada persona.
5. Mejora el ambiente laboral. Una organización bien medida repercutirá positivamente en los empleados, pues la empresa mostrará transparencia en la gestión de ausencias, tienen a su alcance un procedimiento más sencillo y les facilita la conciliación laboral

Funciones específicas del software para la gestión inteligente de las ausencias

Una vez que ya hemos visto los beneficios que suponen estas herramientas digitales, vamos a repasar las funcionalidades que las caracterizan y hacen posible su éxito para la gestión inteligente de ausencias.

• Calculan los días y horas de ausencias, mediante un contador personalizado que estructura los días según sean días de vacaciones, licencias retribuidas o no, etc.
• Información completa, pues el empleado/a deberá indicar el inicio y final de los días que no estará en su puesto de trabajo. Estos datos se reflejarán posteriormente en el ya mencionado contador.
• Desde el portal en línea se pueden gestionar los turnos de trabajo para repartir la carga de trabajo de forma equitativa.
• Actualización en tiempo real, consultando además la información desde cualquier ubicación.
• Generación de informes detallados para tener a mano todos los datos y tener un mayor control.

Con todas estas ventajas, es evidente que la gestión inteligente de las ausencias laborales es el paso que necesitas para optimizar el control de tu empresa o departamento. Si deseas más información, no dudes en contactar con nuestro equipo para iniciar tu propia revolución de los Recursos Humanos.