Cómo hacer un cronograma de proyecto

Si algo tenemos claro es que maximizar la productividad de la empresa debe ser una de las principales máximas del Departamento de Recursos Humanos, aunque lograrlo no sea una tarea sencilla. Pero sí podemos usar las herramientas a nuestro alcance y aplicar las diferentes técnicas que existen para su fomento y consecución. Así, el uso de un cronograma de trabajo y su adecuada gestión en los diferentes estadios, supone un elemento que puede ayudarnos de manera definitiva a lograr esta meta. Te contamos en detalle, cómo hacer un cronograma de proyecto óptimo, de qué forma se debe aplicar y cuáles son las principales ventajas de empezar a usarlos hoy mismo.

¿Qué es un cronograma?

Antes de avanzar, debemos comenzar por la definición base de un cronograma y entender realmente qué es y cuáles son sus usos y funciones para ayudarte a aumentar la productividad en la empresa.

Un cronograma es una herramienta que permite crear calendarios de trabajos sencillos y estructurados, configurando un orden en las tareas de los diferentes proyectos en los que se trabaja dentro de la empresa. De esta forma, todos los miembros del equipo tendrán claros aspectos como el timing establecido, las prioridades y  los objetivos; evitando retrasos y facilitando la evaluación del rendimiento.

En otras palabras, un cronograma es indispensable para la planificación de proyectos y en él, se especifican las diferentes etapas y fases de trabajo de una manera visual y fácil de entender. Una ayuda fundamental que nos permitirá cumplir con los plazos establecidos, mejorar la eficiencia de los procesos y facilitar el incremento de la productividad.

Normalmente, un cronograma debe contener la siguiente información:

  • Acciones a realizar en el proyecto.
  • Plazos de inicio y finalización.
  • Recursos necesarios.
  • Otros proyectos relacionados.
  • Jefes de los proyectos.

Cómo hacer un cronograma en sencillos pasos

La elaboración del cronograma requiere de un tiempo de reflexión inicial en el que debemos plantearnos aspectos que en un futuro pueden influir de manera determinante en el cumplimiento o no de lo establecido en el mismo. También exige de un ejercicio práctico de dedicación y esfuerzo, en el que descomponer cada parte del proyecto, entender qué recursos se requieren o definir las prioridades de cada una de las tareas; tratando de acercarnos al máximo a la realidad de la empresa.

En cualquier caso, hemos establecido los diferentes pasos que debes seguir de cara a crear tu propio cronograma y que podrás aplicar y adaptar a tu organización de forma sencilla y rápida.

 

1. Definir las tareas del proyecto

Ya sea un proyecto complejo o uno sencillo, hay que delimitar qué tareas formarán parte del mismo. Este paso es esencial y supone un correcto entendimiento del proyecto en el que se va a trabajar, su bajada a la realidad contextual de la empresa y la definición de los requerimientos de trabajo. Normalmente, para definir las tareas se establecen reuniones entre las partes involucradas en el proyecto y el jefe de proyecto. De dichas jornadas, debemos extraer un listado de tareas que después se incluirán en el cronograma.

 

2.Dependencia de las tareas

En este punto, debemos ser capaces de establecer corelaciones actuales o futuras entre las diferentes tareas que hemos extraído en el apartado anterior. Es habitual que existan algunos trabajos que dependan de otros y sin los cuales, no sea posible seguir avanzando en los posteriores. Es el momento entonces, de pararnos a interpretar esto y a establecer los lazos de conexión que existirán, facilitando que el cumplimiento del cronograma pueda ser real y efectivo. Esta acción se puede realizar de diversas maneras, pero podemos tener en cuenta los siguientes criterios de clasificación:

  • Tareas que dependen de una anterior (hasta que no esté hecha la primera, no podemos avanzar en la siguiente).
  • Tareas que se pueden realzar al mismo tiempo.
  • Tareas que podemos comenzar en cuanto terminamos otra y tienen relación entre sí.
  • Tareas que se deben terminar al mismo tiempo.

 

3.Establecimiento de plazos de cumplimiento

Llega el momento de seguir avanzado y toca comenzar a fijar los plazos en los que las tareas deben quedar completadas o concluidas. Esta etapa es una de las más importantes, pues la planificación será la que marque el ritmo de trabajo y la que nos ayude a alcanzar el éxito final del proyecto. Aquí, debes ser realista y objetivo. No establezcas plazos imposibles de cumplir y ni demasiado dilatados en el tiempo. Ten en cuenta la organización de cada departamento y las cargas habituales de tareas. Además, puedes valerte de la ayuda de un software de RRHH como Team2Go para un control mucho más inteligente del timing de proyecto.

 

cronogramas para empresas

4.Creación del cronograma

Con todos los pasos anteriores ya realizados, nos toca confeccionar el cronograma. Lo habitual es usar entradas de filas y columnas para la distribución de la información que debe contener el cronograma y que te hemos contando al inicio de este post.

 

5.Publicación del cronograma

De nada sirve realizar un cronograma si no lo compartimos con las diferentes partes implicadas en el proyecto. Por tanto, será necesario establecer un mecanismo de comunicación y publicación de fácil acceso para todos, permitiendo que los miembros del equipo puedan conocer el resultado final del cronograma y todos los detalles incluidos en el mismo.

Un ejemplo práctico: el cronograma de Gantt

Ahora que ya sabes cómo hacer un cronograma de proyecto, queremos hablarte de un tipo específico de cronograma : el cronograma de Gantt, uno de los más empleados por las empresas. Se trata de una herramienta muy visual, que contiene la distribución de las tareas en una barra temporal representada a través de un gráfico de barras horizontal. Estas barras representan los plazos de duración de cada tarea. Cuanto más largas sean, más tiempo requerirá para su finalización.

La plantilla de diagrama de Gantt ayuda a medir, por fecha de inicio y conclusión, el cumplimiento de las tareas y los plazos estimados para la entrega.

 

como hacer un cronograma gantt

Ventajas de usar un cronograma de proyecto

Como toda herramienta que ayuda a mejorar la productividad de una empresa, los cronogramas suponen grandes beneficios para aquellas organizaciones que deciden comenzar a implementarlos y a trabajar en base a su cumplimiento. Algunas de las más relevantes son:

  • Los cronogramas permiten fijar un orden de tareas y establecer las relaciones entre las mismas.
  • Facilitan la supervisión de la productividad de los empleados.
  • Al identificar retrasos, permite tomar medidas de subsanación.
  • Ayudan a cumplir con los plazos establecidos.
  • Delimitan adecuadamente el papel de cada departamento, evitando confusiones o conflictos.
  • Simplifican los procesos de gestión.
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