Un software de Recursos Humanos debe ser una herramienta que agilice las tareas. Resulta ilógico pensar lo contrario. Sin embargo, muchas soluciones digitales tienen tan bajos niveles de usabilidad que, más que facilitar, lo que consiguen es complicar el día a día.
Ante problemas como estos, los empleados y responsable acaban utilizando el software solo para lo estrictamente necesario, sin sacar el máximo partido a la herramienta.
No existe ninguna duda de que los softwares de recursos humanos son muy útiles. Pero, para ello, deben cumplir con algunos criterios exigibles a cualquier aplicación. Hablamos, en esta ocasión, de la usabilidad.
¿De qué hablamos en este post?
La usabilidad: un factor imprescindible en un software de recursos humanos
El concepto usabilidad hace referencia a la facilidad con la que las personas pueden utilizar una herramienta. Existe un alto nivel de usabilidad en un software cuando resulta fácil de usar para aquellas personas que trabajan con él.
Es cierto que el grado de exigencia de usabilidad en un software de recursos humanos va a depender de las habilidades de los usuarios. Por eso, es imprescindible ponerse en el lugar de las personas que lo van a utilizar. Y, a la hora de elegir este tipo de soluciones digitales, es imprescindible analizar cómo de usable es la herramienta.
Tips para evaluar la usabilidad de un software de recursos humanos
Utilizar un software de recursos humanos con un alto nivel de usabilidad aportará a tu equipo muchas ventajas. Tales como una rápida implantación, un aumento de la eficiencia en la realización de tareas y una reducción de errores. Pero, ¿sabes cómo identificar si un software es realmente fácil de utilizar?
En 1990 Jakob Nielsen definió los diez principios de la usabilidad. Aplicándolos a un software de recursos humanos obtendremos algunas claves para elegir la mejor solución digital para la gestión del capital humano.
A continuación, te dejamos tres consejos claves basados en los principios de Nielsen para saber si el software que estás utilizando es realmente usable:
Fíjate en la estética del software de RR.HH
Esto hace referencia a los principios de Nielsen de visibilidad del estado del sistema:
- Relación entre este y el mundo real
- Consistencia y estándares
- Diseño estético y minimalistas.
En primer lugar, la navegación en la herramienta debe ser intuitiva. Esto quiere decir que el usuario sepa en todo momento dónde se encuentra y cómo ha llegado a este punto.
En segundo lugar, tanto la plataforma en sí como cada uno de sus componentes, deben ser entendibles para los usuarios. El idioma, las imágenes, los iconos… todos los elementos del software de RRHH deben ser fáciles de entender.
En tercer lugar, deberías comprobar que el software sigue una misma línea en cada una de sus áreas. Colores, iconos, menús… Todas las partes de la herramienta deben tener consistencia para agilizar el aprendizaje.
Por último, cuando vayas a elegir tu software de recursos humanos, elige aquellos que sean minimalistas. Entendiendo minimalismo en el sentido de que no contenga información innecesaria que distraigan al usuario de la tarea que está realizando.
Elige un software basado en estándares
Según Nielsen, para que exista buen nivel de usabilidad, la herramienta debe darle al usuario control y libertad. El usuario debe reconocer los elementos. Para eso, debe seguir los estándares más habituales.
La aplicación debe permitir al usuario deshacer y rehacer las acciones para corregir errores. Que los procesos sean intuitivos y fácilmente reconocibles. La finalidad es que tus empleados no tengan que asimilar y memorizar nuevos procesos, sino que el funcionamiento siga la lógica estándar.
Una buena aplicación evita errores en el uso
En los 10 principios de usabilidad de Nielsen se corresponde con la prevención de errores. La ayuda a los usuarios a reconocer, diagnosticar y solucionar errores y la documentación disponible.
Cometer errores en el desarrollo de una tarea es normal. El problema está cuando no podemos corregir esos errores. Por eso, un software con un alto nivel de usabilidad evita estos problemas tratando de adelantarse a ello, o al menos ofreciendo la posibilidad de volver atrás.
Elige el mejor software de recursos humanos para tu negocio
Aunque la usabilidad en un software de RRHH es uno de los criterios clave, existen otras características que no deben faltar. ¿Quieres saber cuáles son? Te las explicamos en este post.
Si estás pensando que tu área de Recursos Humanos necesita digitalizarse, es el momento de elegir el que mejor se adapta a tu negocio.
Se ha recibido un incentivo de la agencia de Innovación y Desarrollo de Andalucía IDEA, de la Junta de Andalucía, por un importe de 7.275,00 €, cofinanciado en un 80% por la Unión Europea a través del Fondo Europeo de Desarrollo Regional, FEDER para la realización del proyecto Marketing Digital TEAM2GO con el objetivo de garantizar un mejor uso de las tecnologías de la información.
TEAM2GO Talent Management Solutions, S.L ha sido beneficiaria del Fondo Europeo de Desarrollo Regional cuyo objetivo es promover el desarrollo tecnológico, la innovación y una investigación de calidad; garantizar un mejor uso de las tecnologías de la información y conseguir un tejido empresarial más competitivo y gracias a la “Implantación de Sistemáticas y Metodología de Gestión” mejorando así la competitividad de su negocio. Esta acción ha tenido lugar durante el ejercicio 2021. Para ello ha contado con el apoyo del Programa Innocámaras de la Cámara de Comercio Industria, Servicios y Navegación de Sevilla. Una manera de hacer Europa.
