Guía de aplicación de la Ley de Control de Presencia Laboral

Pronto hará un año de la implantación de la ley de control de presencia. Desde el 12 de mayo de 2019 las horas de trabajo de tus empleados deben registrarse diariamente. Así que ya no podemos llamarla la nueva ley. No obstante, es una ley bastante reciente y tú sabes bien lo que esto significa. El cuerpo principal de la reciente ley de control de presencia es muy razonable y con este post tu adaptación será suave y rápida. ¡Ya verás!

Hay muchas maneras a través de las cuales puedes realizar el registro de presencia, la ley contempla todas las particularidades de las jornadas laborales y prevé sanciones para su incumplimiento. Te damos todas las claves para que acates la ley sin dificultad e implantes tu sistema de registro cómodamente.

¡A fichar se ha dicho!

Control de presencia. ¿Qué dice la ley?

El control de presencia laboral no solo es una tendencia que reporta diferentes ventajas a las empresas, es una ley que debes cumplir. ¿Cuántas veces has escuchado que actualmente es obligatorio registrar las horas de trabajo de los empleados?

La ley de control de presencia laboral fue motivada por los organismos sindicales y la Agencia Tributaria. Existían, aún hoy siguen existiendo, muchos casos de fraude y transgresión de la ley del trabajador. Con el control de presencia laboral se espera proteger los derechos del trabajador y reducir el fraude.

Los incumplimientos que esta ley pretende atajar afectan a los derechos del trabajador y a la recaudación tributaria del Estado. Por una parte, los trabajadores estaban indefensos frente a las horas extras impagadas y los contratos parciales simulados.

Por otra parte, el Estado veía reducida su recaudación impositiva. Las jornadas completas que figuraban como parciales y las horas extraordinarias que los trabajadores nunca llegaban a ver reflejadas en sus salarios no tributaban como es debido. Ahora, con esta ley, el Estado controla e impide mejor esta evasión.

 

A continuación te dejamos una serie de datos rápidos para empezar a conocer esta ley:

• El objetivo de la ley es acabar con las horas extras no pagadas, el incumplimiento abusador por parte los empleadores de los contratos laborales y, por supuesto, el impago de los impuestos pertinentes. 

• Es también muy útil para ejercer un registro de las horas trabajadas de tus empleados, su rendimiento y evitar el absentismo.

• Las sanciones que prevé la reciente ley están graduadas en tres categorías: leves, graves y muy graves. 

• Que una transgresión de la ley sea considerada leve o grave depende de la naturaleza misma de la sanción y del tamaño de tu compañía. 

 

Tipos de sistemas de control de presencia

Muchas son las opciones que tienes para registrar la asistencia y presencia de tus empleados. Hay tantos que te costará escoger uno. Los hay de todo tipo, seguro que encuentras uno que se ajuste como un guante a tus necesidades y a la idiosincrasia de tu empresa. No olvides que todos tus empleados deben estar al corriente y convenientemente informados de cuál es el sistema de control presencial que has escogido. Y, si fuera necesario, deberás proveerles de los medios adecuados para que realicen el registro.

Existen diferentes sistemas y aplicaciones que permiten registrar cualquier dato relacionado con el trabajador, como sus horas extras, vacaciones y productividad. El departamento de Recursos Humanos es el encargado de poner en marcha las acciones necesarias para respetar esta nueva exigencia. Aquí tienes 8 de los mejores sistemas de control:

 

Sistemas de software

¿Cómo va el proceso de digitalización de tu empresa? Esperamos que ya hayas pasado esa etapa y que tu organización disfrute de todas las ventajas nos ha traído la revolución digital y la era de la información. Si es así, puede que los sistemas de software para el registro ya los tengas más que superados y tengas la solución metida en el bolsillo. Es muy simple si trabajáis con cloud (la nube). ¿Sabes que puedes utilizar una aplicación para el registro de las jornadas?

Todas esas pantallas tenían que tener alguna ventaja, ¿no crees? Los sistemas de control de presencia de este tipo solo requieren de un pequeño pago y que tus empleados puedan registrar su jornada de manera fehaciente.

Nuestro consejo es que el software implemente una opción para que tus empleados puedan firmar digitalmente. De esta forma evitarás que nadie suplante la identidad de ninguno de tus trabajadores. Por si fuera poco, con estos softwares podrás controlar los registros desde tu móvil, tablet o portátil. ¿No te parece magnífico? Allá donde estés tendrás toda la información al instante en la palma de tu mano.

 

Sistemas de fichaje

Existen desde tiempos inmemoriales. No es que en el Antiguo Egipto los constructores de las pirámides ficharan en tablillas de barro y fueran cargando con ellas toda la jornada. Pero seguro que recordarás esas tarjetas que se iban perforando con un reloj troqueladora. -¡Qué tiempos!-.

Estos métodos aún siguen existiendo, aunque son algo más susceptibles de ser falsificados que los actuales. Es por eso que se ha trabajado mucho en el diseño de sistemas de control de presencia que conllevan un proceso de fichaje más sofisticado.

El control presencial moderno lleva más tiempo del que pensamos entre nosotros. Muchas empresas utilizan tarjetas identificativas para que sus empleados accedan y salgan del lugar de trabajo.

 

 

Sistemas biométricos

El cuerpo como la medida de todo. -¿Hemos vuelto al Renacimiento? Algo así-. Hace unos años solo veías este tipo de sistemas de control biométrico en las películas de espías y de ciencia ficción.

Como siempre, la realidad supera a la ficción. Hoy es raro que no tengas un smartphone que, a través de su lector de huellas dactilares, su software de reconocimiento facial o de voz, sea capaz de darte acceso al terminal, archivos o recibir órdenes.

Llevamos en el bolsillo auténticos superordenadores con una potencia y utilidades increíbles. Piensa que en la década de 1980 no existía nada tan potente como tu móvil. Una computadora de esas características, si es que existía, ocupaba pisos enteros de un edificio.

 

 

Control de presencia por huella dactilar

Es el más común de los sistemas biométricos de control. Se usa desde hace bastante tiempo y su precio se ha reducido muchísimo en los últimos años. Es tremendamente útil como sistema de acceso, seguridad y también para el registro y control de la presencia.

Sin embargo, el sistema tiene algunos inconvenientes. Deberás tener un método de back up para el registro y control de la presencia porque esta tecnología es susceptible de fallar.

La grasa, la suciedad o el cambio en las huellas dactilares de tus empleados, lo que es más habitual de lo que piensas a causa de lesiones, pueden hacer que la huella no sea reconocida. 

 

Control de presencia por biometría facial

 

Los sistemas de control facial ya son utilizados por el gobierno chino para la observar y garantizar la seguridad de su población. Han demostrado que son sumamente eficientes y cumplen perfectamente su función.

Aunque muchas empresas se han subido al carro del control facial, su uso está destinado principalmente a establecer niveles de acceso a información, espacios, etc. Es decir, su aplicación práctica está estrechamente ligada a la seguridad.

 

 

Control de presencia por biometría vascular

 

Es un sistema de control poco conocido pero que supera algunas de las barreras que presentan los lectores de huellas dactilares. La biometría vascular, como su propio nombre indica, mide los vasos sanguíneos que se encuentran en la capa interna de la piel.

Normalmente esta medición se realiza en zonas de tu cuerpo como las manos o los dedos. Debido a que los vasos se encuentran en el interior del cuerpo su modificación o falsificación es tremendamente compleja e improbable.

Por otra parte, aunque la biometría vascular mejora en algunos aspectos a los sistemas de reconocimiento dactilar, no consigue deshacerse de las ya conocidas barreras de la suciedad y grasa de los sensores.

Además, por si fuera poco, los sistemas biométricos vasculares no identifican bien los patrones venosos de las personas que trabajan en la construcción con químicos, que son diabéticas o que son, simplemente, mayores.

 

Control de presencia por escáner de ojo

 

Es el más fiable de todos los sistemas de identificación. Los ojos y el dibujo del los iris de todas las personas son diferentes y estas diferencias se pueden detectar con un escáner de ojos. 

A pesar de ser un método prácticamente infalible, es también un sistema que resulta incómodo y molesto para que todos tus empleados lo utilicen dos veces al día.

 

 

 

Hojas de firmas

 

Es sin duda el sistema más sencillo y económico de todos. Sin embargo, lo barato puede salirte más caro de lo que crees. Como empresa tienes la obligación de guardar las hojas de registros durante al menos 4 años. Debes clasificarlos para que tanto tus empleados, los sindicatos y como los inspectores de trabajo tengan acceso a ellos.

Según el artículo 35 de la ley de control de presencia laboral es obligatorio que todos tus trabajadores “reciban mensualmente la relación de horas ordinarias y extraordinarias que han realizado en dicho mes, así como los representantes sindicales y los comités de empresa”.

¿Esto que quiere decir? Haz cuentas, multiplica todas las jornadas laborales de cuatro años de todos tus empleados. Imagina que tienes contratadas a 150 personas y cada una trabaja unos 254 al año. Eso significa que dentro de 4 años tendrás una habitación llena con 152.400 octavillas y habrás impreso 457.200. Además de mucho espacio ocupado y mucha tinta y papel gastado.

 

3 Preguntas frecuentes sobre el control de horarios

Seguro que te han surgido cantidad de dudas después de leer los puntos anteriores. No te preocupes, para eso estamos nosotros aquí. Estas son 3 de las preguntas que nos hacen con más frecuencia. Pero si te surge alguna otra, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Deja un comentario, llámanos o visita nuestras oficinas, estaremos encantados de conocerte y asesorarte en lo que necesites.

 

 

¿Todas las empresas están obligadas a realizar el control de horas trabajadas?

Todas las empresas y todos los trabajadores están obligados a registrar las horas de trabajo. Si un empleado se negara a registrar sus horas, este sería motivo de despido. Si por otra parte, fuera la organización la que incumpliera la ley, se le impondría una sanción económica.

El control que ha dispuesto la ley es lo suficientemente flexible para que todos las organizaciones realicen el registro de las jornadas y horas extras. Existen muchas alternativas para que tus empleados puedan fichar y llevar el control de presencia sin problema alguno.

Pero como en todo, hay excepciones. Los trabajadores autónomos sin empleados no tienen que realizar este registro presencial, tampoco el personal de alta dirección, los marinos mercantes y algunos conductores, transportistas y ferroviarios que ejercen servicios entre dos o más países.

En relación con los trabajadores a tiempo parcial el artículo 12 de la ley resuelve que “se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias”.

¿Cómo incide esta ley con los trabajadores en remoto?

Hay métodos para que los trabajadores que realizan su actividad profesional desde casa o cualquier otro lugar diferente a la oficina puedan realizar el registro de sus horas de trabajo. Estos sistemas no son diferentes a los que les permiten teletrabajar. Sólo será necesario un software y que el empleado tenga a una manera irrefutable de garantizar que es él o ella la persona que realiza el registro. Desde nuestro punto de vista y, como ya te hemos comentado con anterioridad, la forma más sencilla de realizar un registro fehaciente es que tus empleados cuenten con un certificado y/o firma digital.

Puedes dar un paso más allá y dejar atrás los usuarios y contraseñas con los sistemas de control biométrico telemático. Harás que tus empleados sientan que trabajan para la CIA o para los hombres de negro. En el caso de los comerciales, por ejemplo, el empleador deberá encontrar un método para que la jornada del trabajador sea registrada de forma telemática. El registro debe realizarse cuando el o la comercial sale de su domicilio y cesar cuando regresa al mismo.

El mejor sistema de control de presencia, el más barato y el más sencillo para casos así, es el software móvil. Con una simple aplicación tu trabajador podrá registrar todas las horas de su jornada y las extras que emplee para llevar a cabo su actividad.

¿Qué sucede si no se respeta la nueva ley?

Tienes que cumplirla y respetarla. Piensa en que si todos lo hiciéramos no haría falta legislar. Es como cuando tu padre y tu madre te decían: si te portaras bien, no tendríamos que prohibirte hacer esas cosas.

Recuerda que el desconocimiento de la norma no te exime de su cumplimiento. De todas formas, a estas alturas del post ya sabes demasiado sobre la ley de control de presencia. No podrías alegar que ignoras lo que dice la ley. Tampoco serviría de nada.

Multas y sanciones que tu empresa puede pagar por incumplimiento en el control de horarios

Las multas y sanciones a las organizaciones que incumplan, ignoren o transgredan la ley son variables según su gravedad y el número de empleados que tenga la empresa. Como es lógico, a mayor gravedad y mayor número de trabajadores mayor será la sanción económica.  Tu organización tendría que haber transgredido la ley de alguna de estas formas:

• Incumplir el contrato firmado por los trabajadores en cuestión de horas de trabajo.
• Encubrir un contrato completo con un contrato a tiempo parcial.
• Obviar las horas extras realizadas por los trabajadores y no comunicárselas a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT).
• No reflejar en los registros el total de horas extraordinarias realizadas.
• Que un trabajador supere el límite de 80 horas extras mensuales.

Una vez que conoces estas situaciones, pasamos a exponer los tipos y cantidades económicas a pagar según la gravedad de la situación:

 

Así debes implantar este nuevo sistema de control de jornada laboral

Antes de introducir un sistema nuevo debes informar a tus empleados de las obligaciones legales que te hacen implantar esta herramienta de control de presencia laboral. Si la comunicación entre la dirección, recursos humanos y el resto de la plantilla no es la adecuada, tu relación con tus trabajadores se resentirá dramáticamente. Tus empleados sentirán que no confías en ellos, sentirán que les acusas de no cumplir con su trabajo y pensarán que tu comportamiento es invasivo y controlador.

Pero no desesperes, existen formas inteligentes de abordar esta dificultad añadida que conlleva el cumplimiento de la ley. Puedes hacer ver que es una oportunidad de demostrar transparencia con respecto a temas internos de la empresa y de comunicación. Explica que la nueva ley y los sistemas de control de la presencia son una oportunidad obtener información crucial para la empresa. Con ella juntos lograréis mejorar la productividad de la organización, el reparto de tareas y cargas de trabajo entre equipos.

Haz que comprendan que todo esto repercutirá directamente en la mejora de sus sueldos, el desarrollo de su carrera profesional, la defensa de sus derechos como trabajadores y en la viabilidad y mejora competitiva de la organización. En otras palabras, la nueva herramienta de registro puede ayudar a que la empresa crezca y que ellos reciban ventajas que repercutan en su bienestar tanto laboral como personal. La conciliación de la vida personal y laboral será más equilibrada que nunca.

A pesar de todas las ventajas que puede llegar a ofrecer la implementación de un buen sistema de control presencial, debes tener paciencia con tus empleados. Sé consciente que todo cambio conlleva un tiempo de adaptación. Flexibilidad ante todo. Seguir las nuevas tendencias siempre cuesta un poco. Seguramente tengas que dedicar algún esfuerzo en formar a tus empleados en el correcto uso de la herramienta. Recuerda que el refuerzo positivo es el mejor camino para incentivar una buena conducta. Premia de alguna forma a quien lo logre y se involucre en la formación del resto del equipo.

Aprovecha esta nueva información sobre el control de accesos y presencia

Como has podido deducir en el punto anterior, no sólo el Estado y tus empleados se benefician de la aplicación de estos nuevos sistemas de control. Pregunta a los responsables de recursos humanos de tu empresa cómo les servirían los datos que puedes recabar con esta tecnología. 

No solo controlarás el absentismo laboral, los retrasos o las horas perdidas, harás que tu organización crezca de una forma orgánica. 

 

Conocer el nivel de rendimiento y productividad de tu equipo

 

Te hemos contado que detectarás el absentismo, las faltas de puntualidad y el incumplimiento horario rápidamente. Una vez hagas esto, sabrás cómo de grande es este problema, si es que realmente lo tienes.

Gracias a los sistemas de registro de presencia puedes calcular si es conveniente que tu empresa contrate a más personal, que el que tienes haga más o menos horas complementarias o si lo que te conviene es reducir la plantilla.

Cuando el control horario se asiente en la rutina de tus empleados, crecerá en ellos un sentimiento de compromiso. Sentirán que están siendo tratados justamente en cuanto a la contabilización de las horas de trabajo que llevan a cabo. Estarán más satisfechos y rendirán más.

Detectar posibles focos de tensión en el reparto de las tareas

 

Cuanto más información seas capaz de captar, más conclusiones acerca del clima, aptitudes, actitudes o rendimiento de tu plantilla podrás sacar en claro.

Todos nos sentimos más cómodos realizando ciertas tareas. Mientras que con algunas somos tremendamente productivos y disfrutamos enormemente, con otras ocurre todo lo contrario. Por cierto, ¿tienes algún sistema para evaluar el desempeño de tu equipo?

Hay preferencias de toda clase, tipo y color y, como dijo una vez un sabio: no hay nada más injusto que tratar a todo el mundo igual. La injusticia en la empresa es sinónimo de ineficacia. Juega con el reparto de tareas y retribuciones, básalos en los méritos y en el desempeño.

Es una oportunidad para practicar la escucha activa

Aprovecha la implantación de este sistema de registro para abrir nuevos canales de comunicación omnidireccionales en tu empresa. Cuando escuchas de forma activa a tus empleados recibes un feedback enormemente útil.

Los usuarios de las herramientas que te hacen obtener beneficios y los que trabajan según la estructura que has ideado son tus empleados. ¿Quién mejor que ellos para indicar en qué puntos puedes mejorar tú y la organización?

 

Descubre las prestaciones de TEAM2GO

Cuando una empresa cuenta con un número elevado de empleados, su control y organización se vuelve una tarea más compleja. Gracias a las Nuevas Tecnologías, podemos reducir tiempos y optimizar tareas. TEAM2GO se encaja dentro de estas herramientas digitales. Nuestro objetivo es ayudarte a realizar una gestión inteligente y eficiente de tu equipo de trabajo. Con nuestro software no solo podrás establecer la ley de control de presencia laboral. No queríamos terminar esta guía sin contarte cuáles son nuestras funcionalidades. Aquí van:

 

La implantación de la ley de control de presencia laboral puede ser la oportunidad que estabas esperando. Es el momento perfecto para dar ese salto de calidad de la mano de un software como TEAM2GO. Gestiona todos los procesos de recursos humanos de tu compañía y haz de tus empleados piezas más eficientes dentro del engranaje de la maquinaría que formáis juntos.